Resmi mesaj nedir?
“Resmi mektup” olarak da bilinen resmi bir mektup, bir şirket veya iş uzmanı için profesyonel olarak yazılmış bir belgedir. İş başvurusunda bulunurken, şikayette bulunurken, bir işle ilgilendiğini ifade ederken veya birine teşekkür ederken kullanılabilir. Resmi mektuplar genellikle, selamlama ve resmi imza dahil olmak üzere basit, doğrudan cümleler kullanılarak yazılır. Resmi bir mektup yazmak genellikle çok özel ve yapılandırılmış bir formatı takip etmeyi gerektirir.
Resmi bir mektup, tanımadığınız ve yakın ilişkiniz olmayan kişilerle iletişim kurmak için de faydalı olabilir. Genellikle arkadaşlara veya akrabalara gönderilen resmi olmayan mektubun aksine, bunun bir örneği resmi bir mektup veya kamu yönetimi dairesine veya şirket başkanına gönderilen resmi bir mektuptur.
Resmi mektup metin yapısı
Kısa ve net resmi bir mektup oluşturmak, amacınızı ve hedefinizi okuyucunun kolayca anlayabileceği bir şekilde açıklamanıza yardımcı olabilir. Resmi bir mektubun nasıl yazılacağını öğrenmek için aşağıdaki adımları izleyin:
- Yazı tipi türünü, boyutunu ve kenar boşluklarını seçin.
- Bilgilerinizi ve alıcının bilgilerini girin.
- Mektuba bir selamlama ile başlayın.
- Mektubun neden yazıldığını açıklamak için mektubun gövdesini açık ve özlü terimlerle yazın.
- Sonuç paragrafını ve ardından imzayı yazın.
- Mektuba eklediğiniz ekleri ve içerdikleri şeyleri listeleyin.
- Mesajı göndermeden önce kontrol edin.
Yazı tipi türünü, boyutunu ve kenar boşluklarını seçin
Mektubunuzu yazmadan önce, mektubunuzun sadece anlaşılır ve net değil, aynı zamanda okunması kolay olduğundan emin olmalısınız, bu nedenle önce kenar boşluklarını belgenin her iki tarafında yalnızca bir inç olacak şekilde tanımlayın, ayrıca kaçınmalısınız. zor özel yazı tiplerini kullanma Okuma, tüm diller için önerilen yazı tipleri Verdana, Arial, Calibri veya Times New Roman’dır.Mesajınızın zarif görünmesi için 12’lik bir metin boyutu seçin.
güzel bir başlık yaz
Kenar boşluklarını, yazı tipini ve boyutunu seçtikten sonra resmi mektubunuzu yazmaya başlayın.Önce sayfanın sağ üst köşesine adınızı yazın, ardından adresinizi ve güncel tarihinizi yazın.Ayrıca gerekirse telefon numaranızı ve e-postanızı da ekleyebilirsiniz. Mektubunuza yanıt almak için.
Daha sonra bilgilerinizin altına alıcının adresini yazın, adını, adresini ve kurum veya şirketin adını yazın, bu bilgilerin doğruluğundan emin olmanızı, özellikle isim ve adreste herhangi bir hata olmamasını tavsiye ederiz. alıcı.
Mesaja bir selamlama ile başlayın
Mektup selamlama ile başlamalıdır. Çoğu resmi mektup “Bay veya Bayan ve ardından alıcının adı” gibi bir selamlama ile başlar. Alıcının adını veya soyadını biliyorsanız, bunu selamlamaya dahil edebilirsiniz. Örneğin, “Bay Alex Smith” veya “Bayan Alex Smith” yazabilirsiniz. Alıcının adını bilmiyorsanız, “Sir or Madam” yazmanız yeterlidir.
Mektubun gövdesini açık ve özlü terimlerle yazın
Mektubun gövdesi, resmi mektup aracılığıyla sunmak istediğiniz fikri, sorunu, şikayeti veya bilgiyi açıklayan ana paragrafları yazdığınız yerdir.Mektubun başında kendinizi kısaca tanıtın ve ardından bu mektubu neden yazdığınızı açıklayın. “Bu mektubu sana yazıyorum…” gibi bir cümle.
Kendinizi tanıttıktan ve mektubun amacını açıkladıktan sonra, fikrinizi veya amacınızı desteklemek için kullanmanız gereken bir sonraki paragrafa geçin.Örneğin, birini işe almasını tavsiye eden resmi bir mektup yazıyorsanız, aşağıdaki becerilere odaklanın. kişi vardır.
Okuyucunun amacınızı açıkça anladığını düşünene kadar ifadeler ve örnekler yazmaya devam edin. Cümlelerinizi kısa, basit ve okuyucunun anlaması için kolay tutun.
Sonuç paragrafını, ardından imzayı yazın
Resmi mektubun sonunda bir sonuç yazmalısınız.Sonucun kısa bir paragraf olduğundan emin olun.Mektubu ana noktayı tekrarlayarak, sonraki olası adımları açıklayarak veya mektubunuzu okumak için zaman ayırdığı için alıcıya teşekkür ederek bitirin. .
Sonuçlandırmadan sonra mesajın sonuna özel bir imza koymalısınız.Kullanılabilecek imza örnekleri şunları içerir:
- İçtenlikle
- Tüm saygı ve takdirimle
- teşkurler
- Hoşgeldiniz
Kapanış imzanızdan sonra, mektubun altına adınızı yazın.
Mesaja eklenen ekleri belirtin
Ekler, bir e-posta mesajına dosya eklemeye benzer şekilde, mesajınızı desteklemek için mesajınıza eklenen ek materyallerdir. Mektubunuza bir belge eklerseniz, bunu mektubunuzun sonunda belirtmelisiniz. Okuyucu bir belgenin eklendiği konusunda bilgilendirilmelidir.
Göndermeden önce mesajı kontrol edin
Mektubu yazdıktan sonra, herhangi bir dilbilgisi veya yazım hatası için dikkatlice okuyun. Cümlelerin ve paragrafların birbiriyle bağlantılı ve alıcının anlayabileceği kadar net olduğundan emin olmak için bunları da gözden geçirmelisiniz. Kontrol etmeyi bitirdikten sonra mesajı alıcıya gönderebilirsiniz. Düz beyaz kare veya dikdörtgen bir zarf seçin. Mektubu güzelce katlayın ve zarfa koyun.
Zarfın sağ üst köşesine adınızı ve adresinizi yazın ve ardından alıcının adını ve adresini zarfın ortasına yazın. Ardından resmi mektubu istediğiniz alıcıya gönderin.
Resmi bir mektup ile gayri resmi bir mektup arasındaki fark
Resmi harfler, resmi olmayan harflerden farklıdır, ancak bazen iki tür arasında karışıklık olabilir.İşte aralarındaki fark:
Resmi mektuplar şu şekilde karakterize edilir:
- Daktilo ile yazılır ve elle yazılması gerekmez.
- Tek bir simetrik deseni takip edin.
- Kısa ve öz ifadelerden oluşur.
- Profesyonel bir yapıya ve yapıya sahiptir.
Resmi mektupların aksine, resmi olmayan mektuplar belirli bir yapıyı takip etmez ve aşağıdakilerle karakterize edilir:
- Daha az profesyonel ve sıradan dil
- el yazısı veya basılı
- İzlenecek belirli bir format yok
Resmi mektup türleri
İnsanlar, endişelerini, endişelerini veya şikayetlerini ifade etmeyi içeren çeşitli nedenlerle resmi mektuplar yazabilirler. İşte en yaygın resmi mektup türlerinden bazıları:
istifa mektubu
Çalışan işten ayrılmak isterse, işverene bu mektupta istifa nedenini açıklayan kısa bir istifa mektubu gönderin.
ön yazı
Bir kişi bir işe başvurduğunda özgeçmişini gönderir , özgeçmişe , işvereni onu işe almaya itebilecek güçlü yönleri ve faktörleri belirten bir ön yazı eşlik etmelidir.
Şikayet Mektupları
Birçok kişi veya şirket, bir ürün veya hizmet hakkında şikayet göndermek için resmi mektuplar kullanabilir. Çalışanın kullandığı bir üründen memnun kalmayan bir şirket adına çalışandan şikayet mektubu yazması istenebilir.
ilgi mektubu
Bir şirkette çalışmak isteyen ancak açık pozisyon göremeyen bir kişi, fırsatlar ortaya çıktığında şirkette çalışmak istediğini belirten bir ilgi mektubu yazabilir.
Öneri mektubu
Bir kişi bir şirkette işe veya burs veren bir üniversitede çalışma koltuğuna başvurduğunda, şirket veya üniversite bir tavsiye mektubu isteyebilir. Mektubu yazan kişi genellikle başvuru sahibi ile yakın bir şekilde çalışmış ve pozisyon için niteliklerini özetleyen kişidir.
resmi mektup şablonu
İşte geçerli bir resmi mektup örneği:
Adınız
senin adresin
Geçerli tarih
Bay veya Bayan: Alıcının adı – Alıcının iş unvanı
İlk paragraf, alıcıya yazma nedenlerini açıkladığınız bir giriştir. Mesajınızı daha anlaşılır kılmak için aşağıdaki iki veya üç cümleyi kullanabilirsiniz. İkinci paragrafa kadar detay veya örnek vermekten kaçınmaya çalışın.
İkinci paragraf bakış açınızı daha ayrıntılı olarak açıklayacaktır. Okuyucuyu fikriniz veya önemli herhangi bir bilgi hakkında bilgilendirmek için örnekler veya diğer ayrıntıları kullanabilirsiniz. Bu paragraf üç ila dört cümle uzunluğunda olmalıdır, yani mesajınız kısa, öz ve doğrudan olmalıdır.
Son paragraf sonuçtur. İçinde, bu mektubu okumak için ayırdığı zaman için ona teşekkür edebilir ve gerekli takip adımlarını önerebilirsiniz.
Adınız
imza
Ekler: mesaja eklenen belgenin adı
Resmi bir mektup örneği
Aşağıda resmi bir mektup örneği verilmiştir. Resmi mektubunuzu yazarken bunu referans olarak kullanabilirsiniz:
Adnan Sümbül
Adana ,TÜRKİYE
29 Mart 2022
Bay Salih Salkım – Salkım Kimya Muhasebe Departmanı Direktörü
Şu anki tarihten iki hafta sonra Salkım kimya kamyon şoförü olarak görevimden istifa ettiğimi size bildirmek için yazıyorum.
Sizinle görev yaptığım süre boyunca aldığım tüm destek, teşvik ve motivasyon için teşekkür ederim. Becerilerimi geliştirebileceğim başka bir işte çalışmaya karar verdim. Önümüzdeki iki hafta boyunca, zamanımı kalan projelerimi bitirmeye adamaya devam edeceğim ve yerime geçen tüm çalışanlara gerekli eğitimi sağlayacağım.
Bana verdiğiniz destek için tekrar teşekkür ederim ve bu mektubu okumak için zaman ayırdığınız için teşekkür ederim. Bunu daha fazla tartışmak için bir toplantı planlamak isterseniz, müsait olduğunuzda konuşmaktan memnuniyet duyarım.
İçtenlikle
Adnan Sümbül
Ekler: mevcut projelerimin bir listesi + bunların tamamlanması için bir zaman çizelgesi.
